iPad Mini BlackDe laatste tijd heb ik een aantal congressen over apps bezocht. Aan keuze geen gebrek. Appril is vanaf vandaag voorbij en as we speak kijk ik met een schuin oog naar de startup pitches van entrepreneurs bij The Next Web 2013. Apps zijn een onderdeel van bijna elke startup strategie.  Nieuw dit jaar is de grote aandacht voor apps in de enterprise. Kennelijk worstelen veel early adapters in bedrijven met de vraag hoe ze apps voor de eigen medewerkers effectief kunnen inzetten. Dit zijn de belangrijkste tips die ik kreeg. Ik heb ze gecombineerd met mijn eigen ervaring. Hoe start je succesvol met apps in je organisatie?

1. Maak apps onderdeel van een strategie

Een app op een iPad is een middel en geen doel. Het is een middel om iets te bereiken, maar wat? Als het goed is heb je hier al over nagedacht. Waarschijnlijk wil je de mobile workforce van je organisatie beter faciliteren, wil je medewerkers efficienter laten werken en op een manier die ze intussen thuis al gewend zijn. Allemaal legitieme doelen, maar ze zullen wel moeten passen bij de strategie van de organisatie. Heeft je bedrijf een mobile strategy? Mag je werken volgens Het Nieuwe Werken? Stel je plannen in dienst van deze grotere doelstellingen en presenteer ze later ook zo. Hieruit kan dus ook volgen dat het weinig zin heeft om iets met apps te gaan doen; Als je bedrijf juist een grote centralisatieslag heeft doorgemaakt en iedereen binnen het HQ wil laten werken heeft een app enabled enterprise weinig toegevoegde waarde. Heel goede kans dat er überhaupt nog geen visie is ontwikkeld op de behoeften van de werknemer van morgen. Het is dan zaak die zelf te ontwikkelen. Dat hoeft nu nog geen uitgebreid en door een board geaccordeerd verhaal zijn. Een blueprint als werkmodel is voorlopig voldoende.

2. Denk in een programma en niet in projecten

Begin niet direct te denken in kwanitificeerbare eenheden als tijd, geld, risisco’s en quality. Denk kwalitatief: Hoe kan een apps een bijdrage leveren, voor wie en waarom (in plaats van hoeveel en wanneer?) Je hebt het eindbeeld nog niet helder voor ogen. Bovendien zullen, naarmate er meer mensen er in de organsatie bij je programma betrokken raken, er meer ideeen, randvoorwaarden en requirements boven komen drijven. Een aantal van die ideeen zal niet blijken te werken. Dan moet je een stapje terug en moet je een andere richting uit. Heb geduld. Dat is de werkwijze van een programmamanager. Deze experimentele aanpak leent zich niet voor “projectdenken” waarbij zoveel mogelijk in meetbare eenheden wordt vastgesteld.

3. Werk Bottum Up

Veranderingen beginnen niet bij the board, maar op de werkvloer. Werk dus van onderaf. Vind daar de stakeholders. Overtuig hen van de toegevoegde waarde van apps op hun werkproces. Begin klein. Betrek een kleine groep medewerkers met een mood for change in je plannen. Brainstorm met hen en laat hen testen. Maak hen ambassadeurs. Begin met gratis of lowcost off the shelf apps. Zoek pas stakeholders op boardniveau als je voldoende succesverhalen hebt en die kunt ondersteunen met een business case. Top Down werkt vaak niet; Ook al haal je succes in de boardroom. Je hebt de executives niet alleen enthousiast gemaakt, maar ook verantwoordelijk. En omdat niemand graag verantwoordelijk is voor iets waarvan de uitkomst niet vaststaat is de kans groot dat je plannen verzanden door een overdosis verantwoordingsactiviteiten en trage besluitvormingsprocessen.

4. Denk in personas en scenarios

Voor wie is een app een meerwaarde en in welk scenario? Waar worden tablets gebruikt? Werk dit uit. Als snel zul je erachter komen dat de applicaties uit de enterprise niet 1 op 1 vertaald kunnen worden. Het technisch onmogelijk en er is geen behoefte aan. Een accountmanager heeft een andere informatiebehoefte dan een business consultant en beiden hebben bij de klant andere informatie nodig dan op kantoor. In end user computing projecten werkte ik vaak met een persona/scenario matrix en vulde ik in de vakken de requirements in. Kijk naar de requirements die het vaakst op de matrix voorkomen en start met de eenvoudigste.

5. Less is More

Apps moeten zo simpel mogelijk zijn. Ze hebben idealiter alleen features die medewerkers echt voordeel opleveren. De rest is ballast. In technische zin zijn smartphones en tablets vrij beperkt in resources als CPU en battery life. Wat er niet op staat kan niet crashen. In termen van process flow is het ook onwenselijk: Medewerkers, die de overvloedige functionaliteiten wel gebruiken, genereren dubbele processen en extra balast op een helpdesk door overbodige support calls. Wellicht blijkt dat voor de gewenste features helemaal geen app nodig is. Misschien voldoet HTML5 of is een kleine aanpassing in een proces met bestaande applicaties al voldoende.

6. Ontsluit alleen relevante data

Vaak zul je data uit de enterprise willen ontsluiten. De meeste enterprise omgevingen draaien (nog) niet in de cloud, laat staan de ze werken met open API’s. Vooral bij niet geoutsourcde ICT omgevingen kun je vaak nog oude (Windows) en legacy software tegen. Ontsluiting van de enterprise data kan een complexe aangelegenheid zijn. Betrek daarom tijdig een solution architect van de ICT supplier (of interne afdeling) bij je plannen. Ben ook hier kritisch in welke data echt ontsloten moet worden. Vooral bij data op legacy systemen kan het aantal uren werk niet in verhouding staan tot het resultaat. Start ook hier met de low hanging fruits.

Heb je aanvullende tips? Laat het weten in de comments…