Er zijn boekenkasten volgeschreven over mensen, veranderingen en het managen ervan, variërend van zeer theoretische uiteenzettingen over organisatiepsychologie of krachtenveldanalyses tot hands-on boeken met vooral veel “best practices” en “do’s en don’ ts”. Een overzichtelijk model over hoe mensen in een organisatie reageren op verandering en hoe je daar het best mee kunt omgaan heb ik nog niet kunnen vinden, althans niet een die ik vind aansluiten bij  mijn ervaringen. Dus heb ik er zelf een model bedacht, dat door het hoge K.I.S.S. (Keep It Simple Stupid) gehalte vaak in mijn omgeving wordt gebruikt en dat iedereen kan onthouden. Doe er je voordeel mee.

Mensen indelen in groepen

Mensen indelen in groepen blijft toch een favoriete hobby van alles en iedereen. Ik onderscheid de mensen die met verandering te maken hebben in hun algemene bereidheid om te veranderen (dus progressief vs conservatief) en in hun specifieke opinie over jouw plannen om iets te veranderen (dus voor vs tegen). Die twee vallen beslist niet altijd samen; Iemand met een conservatieve inborst kan nog best achter jouw ideeen staan of in ieder geval bereid te zijn er naar te luisteren. We hebben dus nu vier groepen: progressief/voor, progressief/tegen, conservatief/voor en conservatief/tegen. Ik voeg er nog een vijfde groep aan toe die niet te onderschatten valt: weet niet/geen mening. Als je er vanuit gaat dat in een organisatie elke groep ongeveer 20% van de medewerkers vertegenwoordigt zit je meestal goed. Deze indeling kun je goed visualiseren door dit diagram.

Verandermatrix

Elke groep vereist een andere aanpak, dus zul je eerst goed moeten weten wie je voor je hebt als je een kans wil maken om je plannen te realiseren. Ik heb de groepen genummerd. Marketeers onder de lezers : Leef je uit om er pakkende termen bij te verzinnen.

Groep 1 (progressief/voor)

Deze mensen zijn in het algemeen te porren voor verandering en zijn ook voor jouw plannen. Deze mensen lijken je beste medestanders en zijn dat ook op de korte termijn ook, maar stel er niet teveel van voor. Ze zijn vooral van belang wanneer je nog aan het pionieren bent en geen officiele goedkeuring hebt. Vermoedelijk heb je je plannen zelfs nog niet eens verteld. Deze mensen zijn in het begin uitstekende ambassadeurs en kunnen bijdragen aan de bewustwording dat er uberhaupt iets moet veranderen. Ze zitten vaak in commissies over onderwerpen zoals Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen of zijn nieuw lid in de OR. Vaak bieden ze je de eerste opstap om je plannen bespreekbaar te maken in de bestuurskamers. (Als je dat lukt via hen: Doe dat dan wel zelf en laat niet hen het verhaal vertellen!).  Als je toestemming weet te krijgen om iets als een klankbordgroep of een denktank te vormen, moet je er zeker 1 uit deze groep inzetten.  Het nadeel van deze mensen is dat ze meestal weinig invloed kunnen uitoefenen, omdat ze nog nooit de consequenties van veranderingen hebben hoeven dragen. Als dat wel hadden gemoeten zaten ze wel in een andere groep. Een ander nadeel is dat in deze groep ook de types zitten die willen veranderen om het veranderen. De kans is redelijk aanwezig dat hun interesse alweer vervlogen is als jij nog maar aan het begin van je project staat. Een belangrijke denkfout is dat deze mensen de motor achter de verandering zijn. Dat zijn ze – praktisch gezien – niet en zeker niet voor de lange termijn.

Groep 2 (progressief/tegen)

Deze groep staat doorgaans positief ten opzichte van veranderingen, maar niet voor de verandering die jij voorstelt.  Ze zitten in deze groep omdat ze een andere verandering belangrijker vinden en die conflicteert met jouw idee. Nog vaker staan ze uit principe wel achter jouw doelstellingen, maar willen ze realiseren op een andere manier; Ze willen het bereiken met andere middelen, met andere mensen en meestal allebei. Soms doen ze werk wat jij ook doet en hebben ze het idee dat je er met hun (onuitgesproken) ideeën vandoor gaat. Ze kunnen ook van een andere afdeling komen, waardoor ze het idee krijgen dat jij je op hun werkterrein begeeft (job-protection). Dit ontstaat vaak bij plannen waarbij meerdere afdelingen betrokken moeten worden.

Deze mensen moet je meekrijgen, want als ze activistisch worden ga je het niet redden. Steek hier dus veel energie in. Belangrijk is dat je ze zover krijgt, dat ze -hoewel oneens met jouw aanpak- toch achter het uiteindelijke doel gaan staan. Stel vragen als “Stel voor dat we deze veranderingen kunnen doorvoeren. Zou dat een enorme verbetering zijn?”. Daarop zullen ze “Ja” antwoorden. Stel vervolgens “Als je dit als een enorme verbetering ziet, zou je dan achter een andere aanpak om die verbetering te bereiken kunnen staan, dan de jouwe?”. Als ze nu “Ja ” zeggen, geven ze toe dat je een goed plan hebt en als ze “Nee” zeggen hebben ze een dubbele agenda. Ze zullen dus proberen te antwoorden met “Ja, maar…”.  Ga dan geen discussie aan over de aanpak, want daarmee versterk je alleen maar de tegenstellingen. Het is beter om te luisteren en te kijken of ze dingen zeggen, waar jij misschien nog helemaal niet zo goed over had nagedacht. Ze kunnen er nu in ieder geval niet meer onderuit te bekennen dat jullie hetzelfde doel nastreven. Probeer ze een rol te geven in een toekomstig projectteam dat jouw veranderingen gaat doorvoeren. Die rol moet dan wel zodanig zijn dat ze ook hun tegenstand kunnen profileren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het reviewen van stappenplannen en projectvoorstellen. Met hun kritische houding zullen ze voor zeker elke zwakke plek in je voorstel blootleggen en dat is precies de bedoeling, want zo maak je je voorstellen beter.

Groep 3 (conservatief/voor)

Hier zitten de mensen die in basishouding behoudzuchtig zijn, maar tegelijkertijd oog hebben voor de lange termijn. Ze weten dat de wereld om hen heen verandert en dat ze daar adequaat op zullen moeten reageren. Hier bevinden zich vaak leden van het directieteam, hoger management en andere medewerkers met visie, die belast zijn met strategie en beleid. Hun primaire focus is behoud van de organisatie, zowel nu als in de toekomst. En omdat ze de toekomst veilig te stellen zijn veranderingen af en toe noodzakelijk; ze zullen dus in beginsel open staan voor voorstellen ter vernieuwing.

Deze groep is dus alleen voor je plannen te winnen, als ze passen bij hun streven naar behoud van de organisatie volgens de lijnen van de strategie die ze hebben uitgezet. Dit klinkt als een enorme open deur, maar je zult verbaasd zijn hoe weinig mensen met goede ideeen de moeite nemen om beleidsstukken door te lezen en uitgangspunten van strategieplannen te integreren in hun eigen voorstellen. Zeker als het gaat om ingrijpende veranderingen kom je met alleen een berekening dat het geld oplevert niet zo ver; Je zult kwalitatieve doelen moeten stellen die matchen met de visie van de bestuurslagen.

Om deze groep te overtuigen moet je dus grondig te werk gaan. Jouw idee moet hun idee worden. Daarvoor moet je eerst de mensen uit groep #2 overtuigd hebben, want bij hen gaan ze jouw idee verifiëren. Vaak zit je direct leidinggevende ook in deze groep. Als hij in groep #4 zit sla hem over en ga direct naar zijn baas. Als hij voor is, maak hem dan medeverantwoordelijk om je idee verder te brengen in de organisatie. Hij zal je waarschijnlijk vragen je verhaal verder te onderbouwen. Doe dat want dan gaat de sneeuwbal rollen. Zorg dat je zelf je verhaal mag vertellen in directieteams en managementteams, want dat zijn beslist geen homogene groepen. Zorg dat je minstens twee keer mag aanschuiven, omdat ze de eerste keer uit beleefdheid nog wel geneigd zijn met een mond te spreken. Zorg dus dat je verhaal een groot “wordt vervolgd”-gehalte heeft. Bij je tweede aanwezigheid ben je al een beetje onderdeel van de routine en hebben ze je voorstel overdacht. Dan kun je duidelijk zien wie er in deze groep vallen en wie in groep #4. Steek je energie vervolgens alleen nog maar in degenen in groep #3 en laat hen de dialoog aangaan met de overige leden.

Groep 4 (conservatief/tegen)

In deze groep zitten mensen die per definitie tegen verandering zijn en dus ook tegen die van jou. Besteed geen tijd aan deze mensen, want deze groep ga je niet voor je winnen. Dat is lastig, want in deze groep zitten vaak juist degenen die het meest van zich laten horen (in negatieve zin).  Ik heb mensen compleet zien falen, door juist daarom energie in deze mensen te steken in plaats van in de andere groepen. Totale verspilling. Realiseer je dat, als je 80% mee hebt, je al een enorme prestatie hebt neer geleverd.

Groep 5 (Weet niet/geen mening)

Bedenk dat er altijd mensen rondlopen, die geen flauw idee hebben waar jij het over hebt of die zich nog nooit hebben afgevraagd hoe ze iets in een organisatie kunnen veranderen. Ze doen dagelijks hun ding en kijken niet verder dan de dag van morgen. Toch is deze groep belangrijk om niet te vergeten. Ze worden namelijk belangrijk in een later stadium van het veranderingsproces dat jij wil doorvoeren.  Als je succes hebt zullen ze vroeg of laat met jouw veranderingen te maken hebben en kunnen dan alsnog positie kiezen. Het is maar beter dat ze naar jou luisteren dan naar iemand uit groep #4. Omdat deze mensen hun mening nog niet hebben gevormd, zijn het deze mensen die nog openstaan voor mededelingen via de officiele communicatiekanalen. Neem ook altijd minstens een van deze mensen mee als je gebruik maakt van denktanks, brainstormgroepjes of meer van dat. Ze hebben misschien geen verstand van jouw ideeën, maar hun professionele afstand kan verfrissend werken.

Conclusie

Wil je wat veranderen dan zul je snel een beeld moeten kunnen vormen wie je voor je hebt en wat je aan hem hebt. Degenen die je verleiden het meest energie in te steken, zitten in groep #1 of groep #4, maar aan hen valt niet het meeste te winnen respectievelijk te verliezen. Steek je energie in de overige 3 groepen. Deze 60% gaat bepalen of jouw idee wordt uitgevoerd of niet. Je zult ze allen op een andere manier moeten benaderen wil je succes hebben. Benaderen hoeft overigens beslist niet via de vergaderruimte; de bar is vaak minstens zo effectief. En als het niet lukt of je bent door mijn adviezen je baan kwijt geraakt: Aan deze blog kunnen geen rechten worden ontleend 😉